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6. Le module de comptabilité

Après toute cette théorie, il est temps d'apprendre à utiliser PhpCompta

6.1 Journaux

Il existe 4 sortes de journaux

Pour la création voir avance_journal

Grand Livre

Ce journal-ci est un peu spécial. En fait, il rassemble tous les journaux dans un seul, on ne peut pas y écrire directement mais on y voit toutes les opérations en provenance de tous les journaux.

Entrée ou Journal des Ventes

Le journal des ventes regroupe les opérations de vente, donc ce que vous vendez. En mode utilisateur, c'est très simple: vous devez juste ajouter le client, la date et évidemment les articles.

Les rabais et remises ne sont utilisables qu'avec les fiches, il faut cependant encore les calculer séparément.

La ligne du bas vous permet de faire des petits calculs rapide (exemple: 1+2*3.2)...

Pour ajouter une vente, cliquez sur nouvelle, puis utilisez les boutons pour ajouter les clients, services et marchandises que l'on vend.

En cas de reprise de matériel, vous pouvez mettre des quantités négatives - attention : des quantités, pas des prix unitaires-. Le stock sera automatiquement réadapté pour tenir compte de ce retour de matériel.

Pensez à utilisez le dossier "demo" pour faire tout vos tests et découvrir PhpCompta.

Dépense ou Journal des Achats

Reprend uniquement les opérations d'achat que ce soit pour l'achat de marchandises, de services ou de matériel.

Financier ou Journal Financier

Uniquement pour gérer les comptes en banque, visa, bref tout ce qui est financier (pas les prêts qui devraient être en opération diverses mais bien le paiement de ces prêts).

La date est important, il est important de vous rappelez: on vous donne l'ancien solde et le nouveau, vérifiez sur vos extraits que cela correspond bien.

Le commentaire est optionnelle, c'est ce que vous verrez apparaître lorsque vous regarderez votre journal.

Introduisez un montants négatif si vous payez (le compte diminue) et un montant positif si vous recevez de l'argent.

En cas de paiement, il faut introduire le montant négatif.

Journal des Opérations diverses

Reprend toutes les opérations qui ne sont pas comprises dans les autres journaux. Ce qui implique les amortissements, parfois les salaires ou les produits financiers, les dépenses non admises, le paiement de l'impôt, de la tva, les garanties...

C'est l'unique journal qui n'utilise pas les fiches. Pourquoi ? Tout simplement parce que s'il utilisait lui-aussi les fiches, il faudrait faire une fiche par poste comptable, ce qui serait rapidement ingérable. De plus, les fiches sont là pour les opérations courantes (vente/Achat/banque). Puisque ce journal n'utilise pas les fiches, le filtre est le même que celui défini pour le mode comptable voir définition journal

Pour le profil comptable, vous devez mettre un filtre pour les comptes visibles au débit ou au crédit.

exemple :

 Postes utilisables journal (débit)        60*
 Postes utilisables journal (crébit)       411* 4000001

Ceux qui terminent par une étoile reprennent les comptes qui commence par l'expression ainsi 411* reprendra 411, 4111, 4112,4113 et 4114. Vous séparez les différents comptes par un espace.

Cas particuliers

Les cartes de crédit : La visa = changement de créancier : visa paie le fournisseur vous payez Visa, vous pourriez aussi le mettre dans un journal financier

Facture payée par mensualité, la facture est encodée dans le journal d'achat, et à chaque paiement vous l'encodez dans le journal financier

Les salaires peuvent être soit dans un journal d'achat et les produits financiers dans un journal de vente, mais ils pourraient tous deux être dans le journal d'opérations diverses.

6.2 Encodage d'opération

La tva est automatiquement mise, on prend celle de la fiche, il n'est donc normale que vous ne deviez pas l'encoder. Les prix sont aussi pris dans les attributs de la fiche mais vous pouvez modifier manuellement.

En cas de montant négatif, les écritures sont inversées Exemple

* Paiement d'une facture (montant négatif) on aura 
fournisseur
    à 
           client
* Reprise de marchandise (diminution de vente & tva)
Tva à payer, vente 
    à 
     client
La dette du client diminue

Il n'est pas possible de modifier un encodage mais vous pouvez l'annuler. Quand vous cliquez sur Confirmer soyez sûr de ce que vous faites.

6.3 Recherche

Ce menu permet de rechercher par date, montant, poste comptable, code interne, quick code ou grâce à une partie de la description.

La sécurité s'applique dans les recherches, il n'est pas possible de voir les opérations des journaux auquels vous n'avez pas accès.

6.4 Rapprochement

Vous pouvez lier des opérations entre elles, en général ce seront des paiements qui correspondent à des factures. Ce n'est pas obligatoire, c'est là uniquement pour vous permettre de mieux voir ce qui concerne quoi.

Les rapprochement ne se font pas forcément dans le même journal, par exemple un paiement sera dans le journal financier mais sera lié à une opération de vente (journal de vente) ou d'achat (journal d'achat).

Le point important est que dans la petite fenêtre montrant les détails, vous pouvez spécifier si la facture est ou non payée, cela vous permettra de savoir en temps réelle, ce qui est déjà payé et ce qui ne l'est pas, cette possibilité n'existe que pour les journaux de type vente et achat.

6.5 Fiche

Ce menu vous permet d'ajouter et de modifier des fiches mais aussi de leur ajouter des attributs, un attribut est par exemple une adresse, une partie non déductible, une adresse...

Création d'une catégorie de fiche

Les catégories de fiches sont en fait le rassemblement de fiche ensembles, par exemple, les marchandises, les clients, les fournisseurs...

Qu'est qu'une fiche finalement ? Pour vous l'expliquer simplement, dites-vous qu'en comptabilité, il y a une série d'actions ou d'intervenants tels que Achat, vente, Client, Fournisseurs, et que chaque action (ou intervenant) peut être subdivisée. Exemple: Vous créez une Action de type Dépense, puis dans cette nouvelle action, vous la subdivisez en 'Achat de carburant', 'restaurant', 'frais divers'... La fiche correspond donc à la dernière subdivision c'est-à-dire dans ce cas-ci à 'restaurant' ou 'frais divers'.

Pour créer une catégorie, cliquer sur Fiche et à droite sur création. Vous devez donner le nom de la catégorie et le type de fiche que vous voulez.

La classe de base est le poste comptable parent de vos fiche, ce poste doit exister, il faut alors cliquer aussi sur "create account for each" qui permet de générer automatiquement le poste comptable voulu, ce poste sera automatiquement ajouté dans le Plan Comptable. Si cette option n'est pas cochée, vous devrez ajouter manuellement le poste comptable et le donner explicitement. Si vous ne souhaitez pas que chaque fiche aie son propre poste comptable, ne cochez pas l'option et n'ajoutez pas manuellement le poste comptable. Dans ce cas, ce sera le poste du modèle de fiche par défaut qui sera utilisé, si vous ne l'indiquez pas ce sera la classe par défaut de ce type de modèle.

Pour simplifier :

Cas spécial: la classe de base "Autre" permet de créer des fiches sur mesure, par exemple: liste des employés,

Création d'une fiche

Quelques attributs à expliquer : Gestion Poste, Prix Achat, Prix de vente, Poste Comptable. Vous n'êtes pas obligé de créer une fiche pour tout, par exemple pour les restaurants, vous pouvez encodez une seule et unique fiche appelée restaurant.

Autre : comme plusieur fiches peuvent utiliser le même poste comptable, si on modifie le nom d'une fiche, attention cela ne modifiera pas son nom dans le Plan Comptable. Attribut spéciaux:

6.6 Impression

Ce menu permet de demander des impressions.

Journaux

Impression de journaux, les périodes que vous voyez sont celles de l'exercice de votre période par défaut (voir préférence). Vous pouvez soit les avoir comme un listing soit de manière détaillée c'est-à-dire en partie double.

option

Une fois l'impression en HTML obtenue, on peut soit l'imprimer, soit l'avoir en pdf soit en CSV. Avec le CSV, vous pouvez l'importez dans un tableur et faire une autre présentation

Poste

Impression des postes comptables par période. Il est possible de recherche sur base soit du quickcode soit du poste comptable.

L'export en PDF et CSV est prévu. Cela fonctionne exactement comme les journaux.

Fiche

Impression des fiches, avec ou sans solde, par période. On peut exporter en PDF. On imprime des catégories de fiches, pour avoir le détail d'une fiche en particulier, il faut utiliser impression des poste impression_poste

Les Rapports

Introduction

Les rapports permettent de rapidement encoder des rapports. Par exemple, le total des ventes, le total encore à payer, la différence entre les entrées et les charges... Il n'y a pas vraiment de limite.

Les rapports permettent d'utilisent des formules (mod,round,*,-) sur des soldes de comptes.

Très peu, voire aucun rapport, n'est fourni par défaut, vous devez les ajouter vous-même. Pour cela, soit vous regardez dans le répertoire contrib/rapport soit vous allez sur le site de phpcompta.

Syntaxe

Quelques règles:

cas particulier : FROM=00.0000 pour indiquer le début de l'exercice comptable dans lequel vous êtes (voir préférence), utile si vous avez avez plusieurs exercices comptable dans le même dossier.

Exemples de formule:

Résultat d'exploitation brute round([7%]-[6%])
Impot estimé (sans compter les amortissements) ([7%]-[6%])/0.35
Total des comptes en banque [550%]
Total TVA récolté depuis janvier 2005 : [4511]  FROM=01.2005
Perte ou profit         if ([7%]-[6%]>0)?"Benefice":"Perte"

Statistiques mensuelles

Dans le menu rapport, vous pourrez choisir l'étape, si vous choississez mensuelle, vous aurez le résultat par mois.

Afin de pouvoir faire un graphique de vos statisques, il vous suffit de demander l'export en CSV puis de l'intégrer dans votre tableur

Balance des comptes

Après avoir choisi la période, vous recevrez tous les postes comptables, la somme des débit et crédits de chacun. Cette balance est très pratique pour rapidement vérifier les comptes clients, dépenses. C'est un outil de vérification très utile.

Bilan

Actuellement, seule le bilan Belge est disponible, pour en avoir un autre, il suffit de créer 2 fichiers L'un sera en RTF et contiendra la présentation ainsi que les valeurs à calculer et l'autre en format texte contiendra les formules qui remplaceront les balises dans le document RTF.

Pour comprendre comment cela fonctionne, il suffit d'aller dans html/document/fr_be et d'ouvrir les 2 fichiers qui s'y trouvent.

Le bilan et la balance des comptes, sont les deux outils qui vous permettront de faire votre bilan de fin d'année.

Liste Assujetti

Permet d'avoir la liste des assujetti à la TVA et le montant qu'on leur a facturé, c'est une déclaration obligatoire et annuelle en Belgique.

6.7 Avancé

Journaux

La première chose à faire quand on crée un journal est de le paramétrer correctement

L'écran est divisé en deux parties, celle du dessus, est surtout utilisée par les journaux "Opérations Diverses", celui du dessous pour les autres journaux.

Le nombre de lignes maximum, donne le nombre lignes par défaut qu'on verra dans l'écran d'encodage quand on ajoutera une dépense, un achat, une opération diverses ou une opération banquaire.

Il vaut mieux ne pas créer plus de 4 journaux par types, c'est-à-dire 16 au total, il y a à cela deux raisons : la première est que cela devient ingérable, la seconde est que l'affichage en mode utilisateur serait euh... atroce. Quatre journaux en tout sont largement suffisant pour les besoins d'une entreprise.

Remarque générale: En mode utilisateur, il faut cocher les fiches que l'on souhaite utiliser dans ce journal mais avec une exception : les journaux d'opérations diverses n'utilisent jamais les fiches voir Journaux des Opérations diverses.

Voir aussi Journaux journaux

Période

C'est l'endroit ou les périodes sont créées, ou fermer, il faut toujours fermer les périodes en particulier après les déclarations TVA, afin d'éviter que les montants déjà déclarés ne correspondent plus, plus personne ne doit pouvoir encoder dans ces périodes-là.

Après la fermeture des périodes on peut les centraliser

Centralise

La centralisation est l'opération comptable qui consiste à regrouper les différents journaux comptables dans le grand livre.

Méthode

Cette opération n'est pas réversible.

Tout d'abord, vous devez clôturer les périodes, une période clôturée est une période où il ne sera pas possible d'ajouter ou de modifier quoi que ce soit, d'ailleurs, il vaut mieux toujours mieux clôturer une période avant de faire la déclaration TVA. Cela empêche les erreurs.

Ensuite, vous pourrez centraliser. Pour l'instant, la clôture des périodes se fait par : "Paramètre -> période" et la centralisation se fait par le menu "Avancé -> Centralise".

Plan Comptable

Le plan comptable que vous utilisez, vous pouvez toujours ajoutez des postes ou enlever ceux qui n'ont jamais été utilisé.

Vous pouvez aussi les renommer

Stock

Rapport

Création des rapport voir impression des rapports les rapports

Import Banque

Pour ajouter votre banque, vous pouvez le faire rapidement et simplement voir la section Developpeur dev_banque.

Vous avez 3 sous menus

Ecriture d'ouverture

En début d'année, il faut réouvrir les comptes, mais uniquement les passifs et les actifs.

Quand votre bilan est fini, vous devez donc encoder dans la nouvelle année tous les soldes, normalement vous utilisez la balance des comptes pour cela. Pour aller plus vite, vous les exportez avec ce menu, puis vous l'importez après avoir changé de dossier ou de période.

Attention : La réouverture des comptes se fait sur le nouvel exercice et normalement en janvier, pas l'exercice que vous venez de clôturer.


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